سیستم آرشیو و مدیریت فایل

در سازمان های بزرگ، از سامانه های مخصوص مدیریت فایل استفاده می کنند . به طور معمول نام آنها سامانه آرشیو یا سامانه آرشیو اسناد دیجیتال است . و گاهی ، از زیر مجموعه های سیستم اتوماسیون سازمانی محسوب می شوند .
این سامانه اغلب روی یک سرور نصب می شوند . سرور ممکن است در محل خود سازمان باشد یا اینکه در محل شرکت خدمات دهنده باشد .
در سازمان های کوچک ، ممکن است سامانه روی یک کامپیوتر معمولی نصب شود و در محیط ویندوز استفاده شود . اگر ویندوز سرور نصب شده باشد ، دسترسی به منوی برنامه را به کاربران دیگر کامپیوترها می توانند بدهند . و الا فقط روی همان کامپیوتر نصب و استفاده می شود .
سامانه های آرشیو به دیتابیس مجهز هستند . یعنی فایلها را یک جایی روی هارد دیسک ذخیره می کنند . سپس در یک جدول که به آن دیتابیس گفته می شود ، اطلاعات آن فایلها را ذخیره می کنند . برای هر فایل ، یک فرم پر می شود که شامل تمام اطلاعات ضروری برای یافتن آن فایل خواهد بود .
ورود اطلاعات در دیتابیس مانند تعیین دسته بندی و کلمات کلیدی یا هشتگ در وبسایت ، وبلاگ یا اینستاگرام است . اینها باعث می شوند با جستجوی آن کلمات کلیدی ، تمام مطالبی که آن tag را دارند ، بازخوانی شوند .
ویژگی دیتابیس این است که ورود اطلاعات فایلهای ذخیره شده ، در فرم های مشخص انجام می شود و تکمیل فرم ها را آسان می کند .
برای بازخوانی ، منوی جستجو می دهد و با جستجو داخل دیتابیس به سرعت ، اطلاعات مورد نیاز را ارایه می کند . یا اینکه سرت می کند ، فیلتر می کند .

برخی از محاسن سامانه های آرشیو :
- سرعت در جستجو
- آمار گیری و گزارش دهی
- نسخه بندی (Versioning) . وقتی چند بار روی یک فایل کار شود ، گاهی لازم نیست که کپی جدیدی از آن ذخیره شود . فقط تغییرات نسبت به نسخه قبلی سنجیده می شود و امکان بازیابی نسخه اولیه را فراهم می کند .
- تعریف فیلدهای مورد نیاز برای درج اطلاعات و دقت در ورود اطلاعات
- امکان استفاده از template با فیلد های تکمیل شده و صرفه جویی در زمان ورود اطلاعات
- امکان دسترسی به منوی جستجو و بازخوانی فایلها ، تحت شبکه (در صورت وجود سرور )
- امکان دسترسی به منوی جستجو و بازخوانی فایلها ، از موبایل و تبلت و کامپیوتر و لپ تاپ (در صورت داشتن اینترفیس وب ) (web interface)
- استفاده از آموزش ، پشتیبانی و ضمانت آرشیو و بازیابی در صورت بروز مشکل .
- ثبت تاریخ شمسی و شماره سریال خودکار
- اصلاح خودکار Unicode فارسی در دیتابیس و رفع اشکالات جستجو

لیست برخی نرم افزارهای آرشیو سازمانی


https://www.armanet.ir/category/15/نرم-افزار-مدیریت،-بایگانی-و-آرشیو-فرم-ها-و-اسناد


نرم افزارهای ویندوزی
برای سازمان های کوچک مانند یک مغازه عکاسی ، که کار تخصصی روی عکس انجام می دهد ، نرم افزارهای تخصصی ساخته شده است که فقط می تواند عکس ها را مدیریت کند .
اگر شما اهل موسیقی باشید ، از نرم افزارهای مدیریت آلبوم های موسیقی بهره خواهید برد . با کمترین ورود اطلاعات ، می توانید یک نمای درست و حسابی و آماده پخش یا بازیابی از آلبوم های موسیقی داشته باشید .
اگر آرشیو فیلم دارید ، نرم افزارهای خاصی هستند که می توانند آرشیو شما را سامان بدهند و می توانید آن را روی ویندوز خودتان نصب و استفاده کنید .
همچنین نرم افزارهای تخصصی برای مدیریت محتوای CD های آرشیوی ، ساماندهی پادکست ها ، مدیریت کتابهای دیجتال و . به صورت مجزا موجود است .

روش نگهداری پروژه های تدوین
کار کردن با فایل و فولدر ، فقط انضباط و تعهد نیاز دارد . آموزش خاصی نمی خواهد . یک مزیت نسبت به استفاده از سامانه و دیتابیس دارد :
دیده شده که دیتابیس ها بعد چند سال کار کردن ، قاطی می کنند یا خراب می شوند . آنوقت ، برای رفع اشکال یا بازیابی آرشیو باید هزینه سرویس به شرکت خدمات دهنده بپردازید .
همچنین ممکن است ویندوز را نتوانید عوض کنید و محدودیت های استفاده از کامپیوتر برایتان تعریف کنند .

پس روش فولدربندی دستی را هم امتحان می کنیم .
برای ذخیره سازی پروژه های تدوین ، اولین قاعده این است که هر چیزی که به یک پروژه مرتبط می شود ، به صورت تمام و کمال ، داخل فولدر همان پروژه باشد و نه بیرون آن .
پس در قدم اول برای هر پروژه یک فولدر بسازید که داخلش مشابه ترتیب زیر فولدربندی شده باشد :


+14000704124501
  +Footage
    -Cam1
    -Cam2
    -Day1
    -Day2
  +Audio
    -Microphone
    -Music
    -Narration
  +Graphics
    -WebPics
    -MobilePics
    -CameraPics
  -ProjectFiles
  -DraftFiles
  -FinalFiles


تجربه من می گوید که بهترین روش نامگذاری فولدر پروژه ، استفاده از تاریخ و ساعت و دقیقه است .
سپس فایلهای هر پروژه را داخل این فولدربندی قرار دهید .
لازم نیست که هر بار زمان زیادی را برای ساختن این فولدرها صرف کنید ؛ یکبار این فولدربندی را انجام دهید و از آن به عنوان Template کپی کرده و برای پروژه های جدید استفاده نمایید .
فولدربندی بالا ، یک پیشنهاد است . شما بر اساس نیاز خودتان ، دسته بندی را تغییر دهید . در عین حال ، عنایت داشته باشید که رعایت الگویی ثابت، می تواند در زمان استفاده از آرشیو ، صرفه جویی کند .

اصل دوم : Unicode
در نامگذاری فایلها و فولدرها ، از کاراکترهای لاتین استفاده کنید .
کاراکترهای فارسی حین ثبت و حین جستجو ممکن است یکی نباشند . حروف »ک ، »ت ، »ف ، »ه و »ی در هر فونتی که روی کامپیوتر در حال استفاده باشد ، مقدار Unicode متفاوتی را بر می گرداند . پس ممکن است کلماتی که شامل این حرف باشند ، قابل جستجو نباشند .
بعلاوه ، طول آدرس دهی ویندوز برای هر فایل برابر 256 کاراکتر است . اگر نام طولانی انتخاب کنید یا فولدر بندی های تو در تو زیاد باشد ، آدرس دهی فایلها از این حد می کند . و اشکالاتی را در کپی کردن یا بک آپ گیری بوجود می آورد .
همچنین در نظر بگیرید که حروف فارسی ، تعداد کاراکتر بیشتری نسبت به حروف لاتین مصرف می کنند .

نکته حرفه ای : آدرس های تمیز بسازید .
یک آدرس تمیز ، فاقد Space و خط فاصله است . پس از آنها در نامها استفاده نکنید . استفاده از UnderLine اشکالی ندارد .
برخی محیط ها یا سیستم عامل ها ، در خواندن نام فایلها یا آدرس ها با محدودیت هایی مواجه هستند .

اصل سوم:
که تا جایی که ممکن است زیر فولدرها را محدود نگهدارید . داشتن حدود ۱۰ فولدر در ۲ یا ۳ سطح می تواند کافی باشد . دسته بندی بیشتر ، ممکن است خودش باعث اتلاف زمان برای دسترسی به آنها شود .
بعلاوه ممکن است اشکال طولانی شدن آدرس فایلها را به همراه بیاورد .

***

***

در ویدیوی بالا ، نیز در مورد فایل متادیتا با فرمت txt و نحوه جستجوی پروژه ها در نرم افزار FileLocatorPro صحبت شد که مکمل این فرایند خواهد بود .

مثال دوم برای فولدربندی:


+14000704013301
  -Assets
  -Documents
  -EditData
  -Music
  -RawFootage

و در نهایت ، خروجی هایی را در کف فولدر مادر قرار می دهید تا به آسانی در دسترس باشد .

پوشه بندی فولدر پروژه های ویدیویی

استفاده ,آرشیو ,پروژه ,اطلاعات ,ممکن ,فایلها ,ورود اطلاعات ,منوی جستجو ,دسته بندی ,بازخوانی فایلها ,امکان دسترسی ,ورود اطلاعات امکان ,شرکت خدمات دهنده
مشخصات
آخرین مطالب این وبلاگ